Come si legge il welfare aziendale in busta paga

Un buono pasto e un rimborso spese finiscono nel cedolino in modo diverso, e capire quale voce incide sul netto fa la differenza.

Chi riceve in busta paga voci come “welfare aziendale”, “fringe benefit” o “buoni pasto” spesso non si sofferma a capire cosa significhino davvero quei numeri, e soprattutto se incidano o meno sull’importo netto in busta. È un tema che merita attenzione, perché coinvolge non solo la lettura del proprio cedolino, ma anche gli obblighi di comunicazione del datore di lavoro verso il Fisco. Vediamo insieme come si legge il welfare aziendale in busta paga, partendo dalle origini normative di questo istituto fino ad arrivare alle regole pratiche che determinano cosa finisce nella Certificazione unica e cosa invece resta escluso.

Da dove nasce il welfare contrattuale

La genesi del welfare contrattuale, che qualcuno chiama anche “contrattato”, si può ricondurre alla legge 208/2015, la legge di Stabilità 2016. Questa norma ha introdotto per il dipendente la possibilità di convertire, a determinate condizioni ed entro limiti prestabiliti, il premio di risultato in somme, beni e servizi previsti dai commi 2, 3 e 4 dell’articolo 51 del Tuir, il cosiddetto welfare aziendale. La stessa legge ha inoltre modificato il comma 2 di quell’articolo, allargando la non imponibilità dei servizi in esso contenuti anche al caso in cui vengano erogati in applicazione di contratti, accordi o regolamenti aziendali.

I limiti iniziali della normativa e come sono stati superati

Nella prima formulazione della norma, il concetto di “contratti” non comprendeva i contratti collettivi nazionali, ma soltanto quelli individuali di lavoro. Un esempio concreto di questa limitazione emerse con il rinnovo del 2017 del contratto del comparto metalmeccanico, che aveva previsto un importo di welfare aziendale per tutti i dipendenti. Per consentire la non imponibilità di questi benefit, il legislatore dovette intervenire con un’interpretazione autentica del comma 2, lettera f), stabilendo espressamente che le disposizioni si applicano anche alle opere e ai servizi riconosciuti dal datore di lavoro in conformità a disposizioni di contratto collettivo nazionale, di accordo interconfederale o di contratto collettivo territoriale. Fino al 31 dicembre 2015, infatti, questi servizi potevano beneficiare della non imponibilità solo quando venivano riconosciuti come una liberalità spontanea del datore di lavoro.

I nuovi benefit introdotti nelle leggi successive

Nelle due leggi di stabilità successive, il legislatore ha ampliato ulteriormente il novero dei benefit previsti dal comma 2 dell’articolo 51. È stata introdotta la lettera d-bis), che prevede la non imponibilità per gli abbonamenti al trasporto pubblico; la lettera f-ter), relativa ai servizi per i familiari anziani o non autosufficienti; e la lettera f-quater), riguardante i contributi per le coperture cosiddette dread disease e long term care, finalizzate a coprire il rischio di non autosufficienza. Questo progressivo ampliamento delle tipologie di benefit ha imposto alle aziende la necessità di catalogare con precisione in busta paga le diverse voci legate a ciascun tipo di benefit, e ha spinto l’Agenzia delle Entrate ad aggiornare i contenuti informativi della Certificazione unica e i relativi dati richiesti ai datori di lavoro.

Quali accordi rientrano davvero nel welfare contrattuale

Una domanda che merita attenzione riguarda il perimetro esatto del welfare contrattuale: comprende soltanto i benefit previsti dai contratti collettivi nazionali, dagli accordi interconfederali o dai contratti collettivi territoriali? Ritengo che debbano essere inclusi anche tutti i benefit previsti dagli accordi collettivi aziendali, e quindi anche il welfare derivante dalla conversione del premio di risultato e quello previsto, più in generale, dagli accordi di secondo livello sottoscritti con le rappresentanze sindacali.

Come funziona il tracciamento in busta paga

Indipendentemente da quale sia la fonte istitutiva dell’iniziativa di welfare, e questo vale anche per il cosiddetto welfare unilaterale, frutto di una policy o di un regolamento aziendale non concordato con le rappresentanze sindacali, è necessario tracciare in busta paga tutte le erogazioni effettuate a favore dei dipendenti. Questo serve sia a monitorare gli eventuali limiti di non imponibilità previsti dalla legge, sia a compilare correttamente le informazioni richieste dalla Certificazione unica.

La differenza tra valore effettivo e onere figurativo

Qui arriva un aspetto pratico decisivo per chi legge la propria busta paga. A seconda dei casi, la registrazione può riguardare un valore effettivo, quando l’erogazione monetaria da parte del datore, per esempio un rimborso di spese sostenute dal dipendente, incide sul netto aumentandolo, oppure può rappresentare la contabilizzazione di un onere figurativo. In questo secondo caso, il bene o servizio è stato pagato ed erogato direttamente dal datore di lavoro, e la sua indicazione in busta paga non incide sul netto, salvo il caso in cui il valore del benefit diventi imponibile.

Se l’azienda rimborsa al dipendente le spese sostenute per l’iscrizione del figlio all’asilo nido, quella somma compare in busta paga e aumenta effettivamente il netto percepito; se invece l’azienda paga direttamente la retta dell’asilo nido alla struttura, senza che il denaro transiti mai nelle mani del dipendente, in busta paga comparirà comunque quella voce, ma come valore figurativo che non modifica il netto.

Quando il benefit diventa imponibile

Nel caso in cui il valore totale o parziale del benefit diventi imponibile, il dipendente pagherà su quella quota imposte e contributi, vedendo di conseguenza ridursi il proprio netto. Normalmente, però, sia i valori effettivi sia quelli figurativi che compaiono in busta paga rappresentano importi netti, non assoggettati né a prelievo fiscale né a quello contributivo, proprio perché rientrano nei limiti di non imponibilità previsti dalla normativa.

Cosa viene comunicato nella Certificazione unica

Dal punto di vista dichiarativo, non tutti i benefit che passano in busta paga vengono poi comunicati in Certificazione unica. Come regola generale, vanno indicati in Cu tutti i benefit per i quali la normativa fiscale ha previsto un limite di non imponibilità, oppure che rappresentano spese detraibili o deducibili dal reddito.

Tra i benefit soggetti a limiti di non imponibilità rientrano, per esempio, i buoni pasto, con un limite di 4 euro per quelli cartacei e 10 euro per quelli elettronici, oppure i fringe benefit, come vengono comunemente definiti dal mercato, per i quali è previsto un limite di 2mila euro per i lavoratori con figli a carico e di 1.000 euro per coloro che non ne hanno. Tra i benefit che rappresentano invece oneri detraibili o deducibili dal reddito rientrano le spese per l’asilo nido, quelle per gli abbonamenti al trasporto pubblico e i versamenti alla previdenza complementare. Non vengono invece tracciate in Cu, per esempio, le spese sostenute per i libri di testo o per i viaggi.

Come si stabilisce il momento in cui il benefit diventa imponibile

Per registrare correttamente i benefit in busta paga, da valorizzare al valore normale secondo quanto previsto dall’articolo 9 del Tuir, occorre individuare con precisione il momento impositivo, seguendo il principio di cassa allargata previsto dall’articolo 51 del Tuir. In base a questo principio, si considerano percepiti dal lavoratore nel periodo d’imposta tutte le somme e i valori, beni e servizi compresi, corrisposti dal datore di lavoro entro il 12 gennaio del periodo d’imposta successivo a quello a cui si riferiscono.

Se un datore di lavoro eroga un benefit relativo al 2026 entro il 12 gennaio 2027, quel valore viene comunque considerato percepito nel 2026 ai fini fiscali, rientrando quindi nel periodo d’imposta corretto anche se materialmente corrisposto nei primi giorni dell’anno successivo.

Quando esattamente il benefit va tracciato in busta paga

Un benefit deve essere tracciato in busta paga nel momento in cui entra nella disponibilità patrimoniale del dipendente. Nel caso in cui non si tratti di somme di denaro, come per esempio l’auto aziendale concessa in uso, il potenziale momento impositivo coincide generalmente con la materiale consegna del bene al lavoratore. La corretta registrazione in busta paga assume rilevanza anche ai fini dell’applicazione del D.Lgs. 96/2026, che ha recepito la direttiva europea 2023/970 sulla trasparenza retributiva, argomento già approfondito in un articolo precedente di questo speciale: la retribuzione da prendere a riferimento secondo quanto previsto dal decreto è infatti quella effettivamente “versata” dal datore di lavoro, ed è quindi essenziale che il tracciamento in busta paga rifletta con precisione i valori realmente corrisposti al dipendente.